AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL — PLATAFORMA EKATE

Versión: 1.1-draft · Estado: borrador de counsel; responsable identificado; pendientes correo de privacidad, URLs y tabla de proveedores (Fase 9) · Última actualización: 2026-09-11 (no vigente)

Cambios 1.0 → 1.1: §1 responsable; §2.1 datos de aceptación (IP y navegador) confirmados; §2.6 no se conserva copia del generado; §9 plazos fijados y descripción del mecanismo real de eliminación; §10 plazos ARCO 20/15 días hábiles confirmados en LFPDPPP 2025 art. 31; §11 15 días; §12 sin analítica. Lo demás no cambió.

Nota de redacción (eliminar antes de publicar): redactado conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares publicada en el DOF el 20 de marzo de 2025 (reformada el 14 de noviembre de 2025), en particular sus artículos 14 a 17 (aviso de privacidad y su contenido mínimo). A la fecha de corte (22-08-2026) no se localizó en fuentes oficiales un nuevo reglamento ni nuevos lineamientos del aviso; el Reglamento de 2011 se aplica supletoriamente en lo que no contradiga la ley. Counsel debe confirmar antes de publicar. Los corchetes son datos pendientes. El inventario de datos de la sección 2 se redactó a partir del código revisado (onboarding cifrado, vault con versiones y tombstones, memberships, preferencias de recordatorios, unsubscribe) y debe ser confirmado por ingeniería.

1. Responsable

Iván Juárez Soria, persona física con actividades empresariales y profesionales, RFC JUSI900317357, quien opera la plataforma bajo la marca EKATE ("EKATE"), con domicilio en Calle Benito Juárez 1905, interior 33, colonia Las Margaritas, Tlalnepantla de Baz, Estado de México, C.P. 54050, es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en este Aviso. Contacto para temas de privacidad: [CORREO DE PRIVACIDAD].

2. Datos personales que tratamos

Tratamos los siguientes datos, según la relación que tengas con la plataforma EKATE (la "Plataforma"):

2.1. Si creas una cuenta (usuario propietario, administrador, abogado, contador o miembro): correo electrónico; contraseña de acceso a la Plataforma (almacenada únicamente en forma cifrada/irreversible); rol dentro de cada empresa; registro de aceptación de los Términos y de este Aviso (versión, fecha y hora, dirección IP y navegador desde los que aceptaste); datos técnicos de acceso (dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora, identificadores de sesión); preferencias de recordatorios y registro de baja de correos. Si en el futuro la Plataforma solicita tu nombre, lo indicaremos en una nueva versión de este Aviso.

2.2. Si eres invitado como colaborador: además de lo anterior, el correo al que se envió la invitación, la empresa que te invitó y el rol asignado. Tu correo nos lo proporciona el usuario que te invita.

2.3. Datos de la empresa que registras: denominación o nombre comercial, RFC, domicilio y demás datos del perfil de la empresa. Cuando la empresa es una persona física con actividad empresarial, estos datos son datos personales de esa persona.

2.4. Respuestas al cuestionario de organización (onboarding): tus respuestas sobre forma jurídica, situación ante el RFC, existencia de trabajadores, uso de local, manejo de datos de personas, situación frente al IVA, inversión extranjera, uso de marca y forma de contratar con clientes. Estas respuestas se almacenan cifradas. No son datos sensibles en términos de la ley, pero pueden revelar información sobre la situación fiscal y operativa de tu empresa.

2.5. Documentos que subes al repositorio (vault): los archivos que decidas subir (por ejemplo actas, constancias, contratos, permisos), sus versiones anteriores, metadatos (nombre, tamaño, tipo, fecha, huella digital o hash, usuario que lo subió) y registros de eliminación. Los documentos pueden contener datos personales de terceros (trabajadores, socios, clientes, proveedores) y, eventualmente, datos sensibles. Respecto de esos datos, tu empresa es la responsable y EKATE actúa como encargada (ver sección 8).

2.6. Plantillas privadas y documentos generados: las plantillas que tu empresa suba, los datos que captures para generar documentos y los registros de validación que un abogado de tu empresa registre (usuario que validó, fecha, resultado, notas y referencia). Los documentos generados se descargan a tu equipo; EKATE no conserva copia del documento generado, sólo el registro de que se generó (plantilla, usuario y fecha).

2.7. Datos que NO solicitamos ni debes subir: llaves privadas de e.firma (.key) o de Certificado de Sello Digital; contraseñas de e.firma, del SAT (Contraseña/CIEC), del IMSS, del INFONAVIT o de cualquier portal gubernamental; números completos de tarjetas bancarias. La Plataforma no tiene campos para estos datos. Si los subes dentro de un documento, lo haces bajo tu responsabilidad; te pedimos eliminarlos de inmediato y EKATE podrá eliminarlos al detectarlos.

2.8. Datos sensibles. EKATE no solicita datos personales sensibles (salud, origen étnico, creencias, afiliación sindical, orientación sexual, entre otros). Si decides incluirlos en documentos que subes, el tratamiento se limita a su almacenamiento cifrado como parte del documento.

3. Finalidades

3.1. Finalidades primarias (necesarias para la relación y que no requieren consentimiento adicional): a) crear y administrar tu cuenta y las cuentas de las empresas que registras; b) mostrarte la lista de recordatorios y organización generada a partir de tus respuestas; c) almacenar, versionar y permitirte recuperar tus documentos; d) generar documentos a partir de plantillas con los datos que captures; e) gestionar invitaciones, roles y permisos de colaboradores; f) enviarte recordatorios y notificaciones del servicio conforme a tus preferencias; g) atender tus solicitudes de soporte y de ejercicio de derechos; h) mantener la seguridad de la Plataforma, prevenir fraudes y accesos no autorizados, y conservar registros de auditoría; i) cumplir obligaciones legales de EKATE, incluidas las fiscales y las derivadas de requerimientos de autoridad competente.

3.2. Finalidades secundarias (no necesarias; puedes negarte sin que ello afecte el servicio): a) enviarte comunicaciones sobre nuevas funciones de EKATE, contenidos informativos y encuestas de satisfacción; b) elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas sobre el uso de la Plataforma para mejorarla.

Si no deseas que tratemos tus datos para las finalidades secundarias, puedes indicarlo al registrarte, desde la configuración de tu cuenta, mediante el enlace de baja en cada correo, o escribiendo a [CORREO DE PRIVACIDAD]. La negativa no afecta las finalidades primarias.

4. Base del tratamiento y consentimiento

El tratamiento para las finalidades primarias se basa en la relación contractual que aceptas al usar la Plataforma (Términos y Condiciones). Al marcar la casilla correspondiente en el registro, manifiestas que has leído este Aviso. Para las finalidades secundarias, entendemos tu consentimiento si no te opones por los medios indicados en la sección 3.2.

5. Transferencias

EKATE no vende ni cede tus datos personales a terceros para fines propios de éstos. Únicamente podremos transferir datos en los siguientes casos, que por ley no requieren tu consentimiento: a) a autoridades competentes cuando exista un requerimiento fundado y motivado; b) a sociedades del mismo grupo de EKATE que operen bajo este mismo Aviso, si las hubiera; c) cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación contractual contigo; d) en caso de fusión, escisión o transmisión del negocio, a la sociedad que suceda a EKATE en la operación de la Plataforma, la cual quedará obligada por este Aviso.

Cualquier otra transferencia se te informará y, cuando la ley lo exija, se solicitará tu consentimiento.

6. Encargados y proveedores

Para operar la Plataforma utilizamos proveedores que tratan datos en nuestro nombre y bajo nuestras instrucciones (encargados), los cuales no pueden usar los datos para fines propios:

Cuando un proveedor procese datos fuera de México, la transferencia se realiza bajo contrato que le impone las mismas obligaciones de protección previstas en este Aviso y en la ley. Mantendremos esta tabla actualizada; los cambios de proveedor se notificarán conforme a la sección 11.

7. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger tus datos, entre ellas: cifrado en tránsito; cifrado de las respuestas del cuestionario y de las contraseñas de la Plataforma; control de acceso por roles y por empresa; registros de acceso y de cambios; respaldos; y revisión periódica de accesos. Ningún sistema es infalible; si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos, te lo informaremos conforme a la ley.

8. Datos de terceros contenidos en tus documentos: tu empresa como responsable y EKATE como encargada

8.1. Cuando subes documentos o capturas datos de tus trabajadores, socios, clientes o proveedores, tu empresa es la responsable de esos datos y debe contar con su propio aviso de privacidad y, en su caso, con el consentimiento de esas personas.

8.2. EKATE actúa como encargada: trata esos datos únicamente para almacenarlos, versionarlos, mostrarlos a los usuarios autorizados por tu empresa y generar los documentos que tú solicites; no los usa para fines propios; guarda confidencialidad; aplica las medidas de seguridad de la sección 7; los elimina o devuelve al terminar la relación conforme a la sección 9; y te apoya, en la medida técnica razonable, para atender solicitudes de derechos que las personas titulares dirijan a tu empresa.

8.3. Si tu empresa requiere un contrato de encargo por separado, solicítalo a [CORREO DE PRIVACIDAD].

9. Conservación y eliminación

a) Datos de cuenta y de empresa: mientras la cuenta esté activa y hasta 90 días naturales después de su cancelación, para permitir la recuperación de información; después se eliminan o anonimizan, salvo lo indicado en el inciso d). b) Respuestas del cuestionario: mientras la cuenta esté activa; puedes modificarlas en cualquier momento. c) Documentos y versiones: mientras la cuenta esté activa y hasta 90 días naturales después de su cancelación. Al eliminar un documento, la Plataforma lo oculta y conserva sus versiones mientras tu cuenta esté activa; se eliminan con la cancelación de la cuenta. El registro de eliminación (sin el contenido del archivo) se conserva 12 meses con fines de auditoría. Cuando habilitemos la eliminación definitiva anticipada, actualizaremos este Aviso. d) Registro de aceptación de los Términos y de este Aviso: diez años desde la aceptación, conforme al artículo 49 del Código de Comercio, aunque canceles tu cuenta. Comprobantes de nuestras operaciones y contabilidad: diez años conforme al artículo 38 del Código de Comercio y cinco años conforme al artículo 30 del Código Fiscal de la Federación. Registros de acceso (logs) sin contenido de documentos ni respuestas: 90 días; registros de seguridad (inicios de sesión, cambios de permisos): 12 meses. e) Preferencias de recordatorios y registros de baja: mientras sean necesarios para respetar tu decisión de no recibir correos.

10. Tus derechos

Tienes derecho a acceder a tus datos, rectificarlos cuando sean inexactos, cancelarlos cuando ya no sean necesarios para las finalidades de este Aviso y oponerte a su tratamiento (derechos ARCO), así como a revocar tu consentimiento y a limitar el uso o divulgación de tus datos.

Para ejercerlos, envía una solicitud a [CORREO DE PRIVACIDAD] o al domicilio de la sección 1, indicando: tu nombre y correo registrado; una descripción clara del derecho que deseas ejercer y de los datos a los que se refiere; un medio para comunicarte la respuesta; y, si actúas en representación de alguien más, el documento que lo acredite. Podremos pedirte confirmar tu identidad a través del correo registrado en tu cuenta.

Responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde la recepción de la solicitud; si resulta procedente, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la comunicación de la respuesta. Estos plazos podrán ampliarse por una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen; te lo informaremos. Muchos datos puedes consultarlos, corregirlos o eliminarlos directamente desde tu cuenta.

Revocar el consentimiento o cancelar datos necesarios para las finalidades primarias puede impedir que sigas usando la Plataforma.

Si consideras que tu derecho a la protección de datos ha sido vulnerado, puedes acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de particulares.

11. Cambios a este Aviso

Podemos modificar este Aviso para reflejar cambios legales, nuevas funciones o cambios de proveedores. Publicaremos la versión actualizada en [URL DEL AVISO] con su fecha y número de versión, y te notificaremos por correo y mediante un aviso visible en la Plataforma con al menos 15 días naturales de anticipación cuando el cambio afecte finalidades, transferencias o tus derechos. El historial de versiones estará disponible en [URL DE VERSIONES].

12. Cookies y tecnologías similares

La Plataforma utiliza únicamente cookies estrictamente necesarias para mantener tu sesión iniciada y proteger los formularios contra solicitudes falsificadas (token CSRF). No utilizamos cookies de analítica ni publicitarias de terceros. Si en el futuro incorporamos analítica, lo informaremos en una nueva versión de este Aviso. Puedes configurar tu navegador para bloquear cookies; si bloqueas las necesarias, la Plataforma no funcionará correctamente.

13. Aviso de privacidad simplificado (para formularios de registro e invitación)

Iván Juárez Soria (EKATE), con domicilio en Tlalnepantla de Baz, Estado de México, usará tus datos (nombre, correo, rol, datos de tu empresa, respuestas al cuestionario y documentos que subas) para operar tu cuenta en EKATE, mostrarte recordatorios de organización, almacenar tus documentos y enviarte notificaciones del servicio. No vendemos tus datos. Puedes oponerte a recibir comunicaciones no esenciales en la configuración de tu cuenta o el enlace de baja de cada correo. EKATE no pide ni guarda tu e.firma ni contraseñas del SAT. Consulta el aviso integral, incluidos tus derechos y los medios para ejercerlos, en [URL DEL AVISO].

Iván Juárez Soria (EKATE) · Benito Juárez 1905 int. 33, Las Margaritas, Tlalnepantla de Baz, Edo. de México, C.P. 54050 · [CORREO DE PRIVACIDAD] · Versión 1.1-draft · 2026-09-11 (no vigente)